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33 AGR aktuell 2020/64 | Aktion Gesunder Rücken e. V. Interdisziplinäre Fachbeiträge Zeitfresser und suchen Sie nach alternativen Vorgehensweisen. Im Folgenden stelle ich ein paar der bekanntesten Methoden des Zeit- managements vor. Nicht jede passt für jeden Menschen und jede Situation. Suchen Sie sich diejenige heraus, die zu Ihnen passt und pro- bieren Sie, sie in Ihren Alltag zu integrieren. Methode 1: Das Pareto-Prinzip Das Pareto-Prinzip geht davon aus, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse er- fordern mit 80 Prozent des Gesamtaufwan- des die quantitativ meiste Arbeit. Nicht jede Aufgabe muss somit zu 100 Prozent erledigt werden, da oftmals 80 Prozent ausreichend sind, dadurch aber immens viel Zeit gespart wird. Ein Ablagesystem beispielsweise kann in Perfektion mit unterschiedlichsten Farben und Symbolen entwickelt werden. Dies frisst viel Zeit, hat aber nur einen minimalen Vorteil gegenüber einem System, das übersichtlich, aber weniger farbenfroh und aufwändig ge- staltet ist. Die Methode hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren, Zeiteffizienz zu schaffen und konkrete Arbeitsplanungen vorzunehmen. Voraussetzung hierbei ist, dass der Ausführen- de das eigene Leistungsvermögen einschät- zen, Ziele formulieren und Wichtiges von Un- wichtigem trennen kann. Selbstverständlich kann dieses Prinzip nicht auf jede mögliche Aufgabe angewendet werden: Eine Operation oder ein Hausbau beispielsweise müssen im- mer zu 100 Prozent erledigt werden. Methode 2: Die ALPEN-Methode Die ALPEN-Methode unterstützt Sie dabei, be- stehende Aufgaben über den Tag zu planen, sodass eine genaue Einschätzung über Dauer und Priorität stattfinden kann. ALPEN ist dabei eine Abkürzung und steht für: { { A = Aufgabe (Festschreibung aller anstehenden Aufgaben) { { L = Länger (Festlegung der Dauer für jede Aufgabe [Schätzung]) { { P = Pufferzeiten (mindestens 40 Prozent für unerwartete und spontane, nicht planbare Aktivitäten) { { E = Entscheidungen (über die Priorität der Aufgaben: Wichtigkeit versus Dringlichkeit) { { N = Nachkontrolle (Wie gut hat meine Planung funktioniert? Bin ich fertig geworden?) Die ALPEN-Methode hilft also bei der Struk- turierung der Aufgaben über den Tag, wobei auch hier eine gute Einschätzung hinsichtlich der Priorisierung stattfinden muss. Bei dieser Priorisierungsschätzung unterstützt die nach- folgende Methode. Methode 3: Das Eisenhower-Prinzip Das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisen- hower, analysiert Aufgaben innerhalb der Kategorien Dringlichkeit und Wichtigkeit und bildet hieraus vier Quadraten. Die Quadranten sehen folgendermaßen aus: { { Quadrant 1: Aufgaben sind wichtig und dringlich (Krisen, Projekte, Aufgaben mit Deadline) { { Quadrant 2: Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringlich: Weiterbildung, Prävention, Beziehungsarbeit, echte Erholung, strategische Arbeit { { Quadrant 3: Aufgaben sind nicht wichtig, aber dringlich: Unterbrechungen, Anrufe, Konferenzen { { Quadrant 4: Aufgaben sind weder wichtig noch dringlich: Triviales, manche Anrufe, Aufschiebeverhalten Die Aufgaben des Quadranten 2 sind dabei diejenigen, die den größten Einfluss auf Erfolg haben, also eine sehr hohe Priorität zugeord- net bekommen sollten. Versuchen Sie einmal, all Ihre Aufgaben innerhalb dieses Systems einzuordnen und zu priorisieren. Es kann dabei helfen, seinen Tag erfolgversprechend umzuplanen, indem unwichtige und wenig erfolgversprechende Aufgaben in die Tages- stunden gelegt werden, in denen oftmals ein Leistungstief herrscht, während die wichtigen und dringlichen in den Phasen des Leistungs- hochs bearbeitet werden. Ziele formulieren Ein weiterer Tipp, den Sie sicher schon oft gehört haben und möglicherweise schon um- setzen, ist das Erstellen von To-do-Listen. Doch auch dies muss gekonnt sein. Eine Liste mit unrealistisch vielen Aufgaben, die am Ende des Tages nicht einmal zur Hälfte abgearbei- tet wurde, bringt im Zweifel nur zusätzlichen Stress, statt ihn zu reduzieren. Achten Sie da- her auch hier auf eine smarte Formulierung (spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch, terminiert). Und warum benennen wir sie nicht um von „To-do-Liste“ in „Ziele“? Manch- mal muss das Unterbewusstsein ein wenig überlistet werden, denn natürlich treibt es uns mehr an, Ziele zu erreichen als nur „To-dos“ abzuarbeiten. Was bleibt nun als Fazit? Um das individuelle Stressempfinden abzu- bauen, bedarf es zuerst einer Analyse der in- dividuellen Zeitfresser, Antreiber und Coping- Strategien. Auf dieser Basis können schon klei- ne Veränderungen und Anwendung einfacher Techniken sowie eine Neustrukturierung von Arbeitsabläufen zu einer deutlichen Stress- minderung führen und somit langfristig die Leistungsfähigkeit erhalten und Gesundheit stärken. Darum sollten auch Unternehmen dieses Thema im Rahmen ihrer Maßnahmen zum betrieblichen Gesundheitsmanage- ment aufnehmen und Angebote schaffen, die selbstverständlich um Maßnahmen der Entspannung wie Progressive Muskelent- spannung oder Yoga ergänzt werden können. Denn bei allem Aufruf zur Entspannung gilt: Entspannung kann nur auf Anspannung fol- gen. Ein wenig Anstrengung steckt also auch hier dahinter. ' Kontaktinformationen Martina Ecker | Fitnessökonomin Staatl. gepr. Gymnastiklehrerin Referentin für rückengerechte Verhältnisprävention lizenzierte Rückenschulleiterin KddR Ausbilderin in der Prävention info@ecker-fitness.de www.ecker-fitness.de Bianca Wirtz, Mitarbeiterin bei Ecker-Fitness